TERMS
& CONDITIONS.

01.01 Oggetto del servizio

Il servizio è finalizzato alla raccolta, gestione, verifica e archiviazione delle segnalazioni relative a comportamenti, contenuti, utenti o situazioni che possano violare le regole della community, i regolamenti interni o le condizioni di utilizzo dei servizi collegati.

Il sistema può essere gestito attraverso strumenti automatizzati, bot, database, sistemi di archiviazione e strumenti informatici di terze parti.

Il servizio non costituisce un'autorità pubblica, giudiziaria o amministrativa e le decisioni assunte nell'ambito della community hanno efficacia esclusivamente all'interno degli spazi e dei servizi gestiti dall'organizzazione.

01.02 Requisiti di utilizzo

L'utente è tenuto a utilizzare il sistema esclusivamente per finalità lecite e coerenti con lo scopo del servizio.

L'utente non deve:

• utilizzare il sistema per arrecare danno ad altri utenti;
• inviare segnalazioni manifestamente false o fraudolente;
• manipolare, alterare o fabbricare prove;
• utilizzare il sistema per molestie, minacce, ricatti o ritorsioni;
• inviare contenuti illegali o non pertinenti;
• tentare di ottenere accesso non autorizzato alle segnalazioni;
• interferire con il funzionamento del bot o dei sistemi informatici collegati;
• sfruttare vulnerabilità del sistema per ottenere, modificare o eliminare informazioni non autorizzate;
• utilizzare informazioni ottenute tramite il sistema per finalità estranee alla gestione della segnalazione.

01.03 Segnalazioni e informazioni fornite

L'utente è responsabile delle informazioni e dei materiali forniti attraverso il sistema.

Le informazioni devono essere, per quanto possibile, accurate, pertinenti e verificabili.

L'invio di una segnalazione non garantisce automaticamente l'adozione di provvedimenti nei confronti della persona segnalata.

Ogni segnalazione può essere sottoposta a verifica da parte degli operatori autorizzati.

01.04 Prove e materiale allegato

Le prove possono comprendere, ove consentito:

• immagini;
• video;
• messaggi;
• collegamenti;
• identificativi di messaggi;
• identificativi Discord;
• informazioni relative agli eventi segnalati;
• altre informazioni pertinenti alla verifica dei fatti.

Il materiale deve essere utilizzato esclusivamente per documentare i fatti oggetto della segnalazione.

L'organizzazione può rifiutare o rimuovere materiale irrilevante, illecito, manipolato o non necessario.

01.05 Valutazione delle segnalazioni

Le segnalazioni vengono valutate dagli operatori autorizzati secondo le procedure interne.

L'esito può dipendere dalla gravità dei fatti, dalla qualità delle prove disponibili, dalla presenza di precedenti, dal regolamento applicabile e da ogni altra circostanza rilevante.

L'organizzazione può:

• archiviare una segnalazione;
• richiedere ulteriori informazioni;
• richiedere ulteriori prove;
• applicare provvedimenti previsti dal regolamento;
• modificare o revocare un provvedimento;
• mantenere una segnalazione negli archivi per il periodo previsto;
• chiudere una segnalazione qualora non siano disponibili elementi sufficienti.

01.06 Assenza di garanzia sull'esito

L'invio di una segnalazione non implica che l'organizzazione debba necessariamente riconoscere come veritieri i fatti dichiarati dall'utente.

La decisione finale spetta agli operatori autorizzati sulla base delle informazioni disponibili.

L'organizzazione può adottare provvedimenti anche indipendentemente da una specifica segnalazione qualora venga a conoscenza di violazioni attraverso altri mezzi.

01.07 Accesso alle informazioni

Le informazioni contenute nelle segnalazioni sono accessibili esclusivamente ai soggetti autorizzati secondo le procedure interne.

L'utente non ha automaticamente diritto ad accedere a tutte le informazioni relative ad altre segnalazioni, agli strumenti interni utilizzati dagli operatori, alle identità dei segnalanti o alle procedure interne di valutazione.

L'accesso alle informazioni personali è disciplinato dalla Privacy Policy e dalla normativa applicabile.

01.08 Disponibilità del servizio

L'organizzazione si impegna, nei limiti delle proprie possibilità, a mantenere il sistema operativo e accessibile.

Non viene tuttavia garantita la disponibilità continua e ininterrotta del servizio.

Il servizio può essere temporaneamente sospeso per manutenzione, aggiornamenti, problemi tecnici, interventi di sicurezza o cause indipendenti dalla volontà dell'organizzazione.

01.09 Servizi di terze parti

Il funzionamento del sistema può dipendere da servizi e infrastrutture di terze parti, inclusi, a titolo esemplificativo, Discord, fornitori di database, hosting, automazione, archiviazione e altri servizi tecnologici.

Tali servizi possono essere soggetti ai rispettivi termini di servizio e alle rispettive privacy policy.

L'organizzazione non è responsabile per indisponibilità, malfunzionamenti o modifiche dei servizi di terze parti non direttamente controllabili.

01.10 Sospensione o limitazione dell'accesso

L'organizzazione può limitare, sospendere o revocare l'accesso al sistema qualora ritenga che l'utente:

• abbia violato i presenti Termini;
• abbia abusato del sistema;
• abbia inviato segnalazioni fraudolente;
• abbia tentato di compromettere la sicurezza del servizio;
• abbia utilizzato impropriamente informazioni riservate;
• abbia compiuto attività incompatibili con le finalità del sistema.

01.11 Modifiche ai Termini

I presenti Termini possono essere modificati quando necessario per adeguarli a cambiamenti tecnici, organizzativi, normativi o funzionali.

La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali ufficiali della community.

L'utilizzo continuato del servizio successivamente alla pubblicazione delle modifiche costituisce accettazione dei Termini aggiornati, salvo quanto diversamente previsto dalla legge applicabile.

01.12 Legge applicabile

I presenti Termini sono interpretati secondo la normativa applicabile al titolare del servizio e, ove applicabile, secondo la normativa dell'Unione Europea e della Repubblica Italiana.

Nulla nei presenti Termini limita i diritti inderogabili riconosciuti agli utenti dalla normativa applicabile.

01.13 Contatti

Per richieste relative al servizio o ai presenti Termini, l'utente può utilizzare i canali ufficiali messi a disposizione dalla community.

02.01 Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

Shadow Security

Email: support@shadowsec.it

Il titolare determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito del servizio.

02.02 Quali dati possono essere raccolti

In relazione alla tipologia di segnalazione e alle funzionalità utilizzate, il sistema può trattare:

Dati identificativi Discord:

• Discord User ID;
• Discord username;
• display name;
• eventuali altri identificativi tecnici necessari alla gestione del servizio.

Dati relativi alla segnalazione:

• identificativo della segnalazione;
• data e ora della segnalazione;
• categoria della segnalazione;
• descrizione dei fatti;
• stato della segnalazione;
• esito della valutazione;
• eventuali note degli operatori;
• eventuali provvedimenti associati.

Materiale probatorio:

• immagini;
• video;
• messaggi;
• collegamenti;
• identificativi di messaggi Discord;
• altri documenti o materiali utili alla verifica dei fatti.

Possono inoltre essere trattati dati tecnici generati automaticamente dai sistemi utilizzati per il funzionamento e la sicurezza del servizio, nella misura necessaria e consentita dalla normativa applicabile.

02.03 Finalità del trattamento

I dati possono essere trattati per:

• ricevere e gestire le segnalazioni;
• verificare le informazioni fornite;
• accertare eventuali violazioni delle regole della community;
• gestire provvedimenti e decisioni interne;
• prevenire abusi, frodi e utilizzi impropri del sistema;
• garantire la sicurezza dei sistemi informatici;
• mantenere la tracciabilità delle operazioni degli operatori autorizzati;
• adempiere agli obblighi previsti dalla legge;
• tutelare i diritti e gli interessi del titolare e degli utenti, nei limiti consentiti dalla normativa.

02.04 Base giuridica

Il trattamento viene effettuato sulla base della situazione concreta e della finalità perseguita e può fondarsi, ove applicabile, su:

• consenso dell'interessato;
• esecuzione di un rapporto o di misure richieste dall'interessato;
• adempimento di obblighi di legge;
• perseguimento di un legittimo interesse del titolare, quando tale interesse non prevalga sui diritti e sulle libertà dell'interessato;
• accertamento, esercizio o difesa di un diritto.

La base giuridica applicabile può variare in funzione della specifica attività di trattamento.

02.05 Dati forniti volontariamente

Quando l'utente decide di effettuare una segnalazione, alcuni dati vengono forniti volontariamente per consentire la gestione della pratica.

L'utente dovrebbe evitare di inserire informazioni personali non necessarie o non pertinenti.

In particolare, non devono essere inseriti dati particolarmente sensibili di terzi quando non siano strettamente necessari alla gestione della segnalazione.

02.06 Minimizzazione dei dati

Il sistema è progettato, per quanto ragionevolmente possibile, per trattare esclusivamente le informazioni necessarie alla gestione delle segnalazioni.

I dati manifestamente non pertinenti o non necessari possono essere eliminati o resi inutilizzabili quando non sussista una valida ragione per conservarli.

02.07 Accesso ai dati

I dati delle segnalazioni possono essere accessibili esclusivamente agli operatori e agli amministratori autorizzati che necessitano di tali informazioni per svolgere le proprie funzioni.

L'accesso deve essere limitato secondo il principio del need to know.

Gli operatori non sono autorizzati a utilizzare, divulgare o condividere le informazioni ottenute attraverso il sistema per finalità personali o estranee alle proprie funzioni.

02.08 Condivisione con soggetti terzi

I dati possono essere trattati da fornitori tecnologici necessari al funzionamento dell'infrastruttura, come servizi di database, hosting, archiviazione, automazione o altri strumenti tecnici.

Quando richiesto dalla normativa, tali soggetti devono essere disciplinati mediante appositi accordi e, ove applicabile, agire in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 GDPR.

I dati possono inoltre essere comunicati quando ciò sia necessario per adempiere a un obbligo di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto.

02.09 Trasferimenti internazionali

Qualora uno dei fornitori utilizzati comporti un trasferimento di dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento sarà effettuato nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR.

Potranno essere utilizzati, ove necessario, una decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altro meccanismo legalmente previsto.

02.10 Conservazione

I dati vengono conservati per il periodo necessario a raggiungere le finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo eventualmente necessario a rispettare obblighi di legge o a tutelare diritti del titolare.

Non viene applicato un periodo di conservazione unico a tutti i dati: il periodo può variare in base alla tipologia di informazione, alla natura della segnalazione, alla sua gravità, all'eventuale presenza di procedimenti e agli obblighi applicabili.

Al termine del periodo previsto, i dati vengono cancellati, anonimizzati o resi non ulteriormente utilizzabili, salvo che una conservazione ulteriore sia richiesta o consentita dalla legge.

02.11 Sicurezza

Il titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, modifica, divulgazione o trattamento illecito.

Tra le misure possono rientrare:

• controllo degli accessi;
• autenticazione degli operatori;
• limitazione dei permessi;
• registrazione delle operazioni amministrative;
• protezione delle credenziali;
• backup;
• misure di sicurezza dell'infrastruttura;
• procedure interne per la gestione degli accessi.

02.12 Diritti dell'interessato

Nei limiti previsti dalla normativa, l'interessato può esercitare i diritti riconosciuti dal GDPR, tra cui:

• ottenere conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
• ottenere accesso ai propri dati;
• richiedere la rettifica dei dati inesatti;
• richiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti;
• richiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi a determinati trattamenti;
• richiedere la portabilità dei dati nei casi applicabili;
• revocare il consenso quando il trattamento si basa sul consenso.

L'esercizio di tali diritti può essere soggetto alle limitazioni previste dalla normativa applicabile.

02.13 Reclamo al Garante

L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa applicabile può presentare un reclamo all'autorità di controllo competente.

Per l'Italia, l'autorità competente è il Garante per la protezione dei dati personali.

02.14 Minori

Il servizio non è destinato a raccogliere deliberatamente dati personali di minori oltre quanto necessario per il funzionamento della community e la gestione delle segnalazioni.

Qualora vengano forniti dati personali di minori senza che siano necessari, tali dati possono essere eliminati quando non sussista una valida ragione giuridica per conservarli.

02.15 Aggiornamenti

La presente Privacy Policy può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche, organizzative o funzionali.

La versione aggiornata sarà pubblicata attraverso i canali ufficiali del servizio.

03.01 Finalità del sistema

Il sistema di segnalazione ha lo scopo di permettere agli utenti di comunicare agli operatori autorizzati eventuali violazioni delle regole della community, comportamenti scorretti, abusi, molestie, utilizzi impropri dei servizi o altre situazioni che richiedano una verifica da parte dello staff.

Il sistema deve essere utilizzato esclusivamente per finalità legate alla tutela della community e alla corretta applicazione dei suoi regolamenti.

03.02 Requisiti di una segnalazione

Una segnalazione dovrebbe contenere, quando disponibili:

• una descrizione chiara dei fatti;
• l'utente o gli utenti coinvolti;
• data e ora approssimativa dell'evento;
• il luogo o il contesto in cui si è verificato;
• eventuali messaggi interessati;
• eventuali prove;
• qualsiasi ulteriore informazione utile alla verifica.

Una segnalazione incompleta può essere archiviata qualora non sia possibile effettuare una verifica attendibile.

03.03 Obbligo di buona fede

Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede.

L'utente non deve:

• inventare accuse;
• vendicarsi di altri utenti;
• provocare provvedimenti ingiustificati;
• danneggiare la reputazione di una persona;
• manipolare deliberatamente gli operatori;
• inviare segnalazioni ripetitive senza nuove informazioni;
• utilizzare accuse false come strumento di pressione.

L'invio intenzionale di informazioni false può comportare provvedimenti nei confronti del segnalante.

03.04 Prove

Le prove devono essere autentiche e, per quanto possibile, complete.

Non è consentito:

• modificare una prova per alterarne il significato;
• creare conversazioni o contenuti falsi;
• presentare contenuti fuori contesto come se fossero completi;
• manipolare screenshot;
• falsificare timestamp o identificativi;
• utilizzare materiale ottenuto illecitamente quando ciò comporti una violazione della normativa applicabile.

Gli operatori possono richiedere ulteriori prove qualora quelle presentate non siano sufficienti.

03.05 Materiale non pertinente

Gli utenti devono evitare di allegare informazioni non necessarie.

In particolare, non devono essere inseriti dati personali, documenti, immagini, informazioni finanziarie, credenziali, indirizzi o altri dati appartenenti a terzi quando tali informazioni non siano pertinenti alla segnalazione.

Il materiale non pertinente può essere eliminato o escluso dalla valutazione.

03.06 Riservatezza

Le segnalazioni non sono pubbliche.

L'accesso è limitato ai soggetti autorizzati alla gestione delle segnalazioni e alle ulteriori persone che debbano necessariamente essere coinvolte nella gestione della specifica situazione.

La riservatezza non può essere garantita in maniera assoluta quando la comunicazione delle informazioni sia richiesta dalla legge, da un'autorità competente o sia necessaria per la tutela di diritti.

03.07 Identità del segnalante

L'identità del segnalante viene trattata secondo le procedure interne e la normativa applicabile.

L'esistenza di una segnalazione non implica che l'identità del segnalante debba essere comunicata alla persona segnalata.

Tuttavia, il sistema non deve essere interpretato come una garanzia assoluta di anonimato: determinati dati tecnici o circostanze possono rendere possibile l'identificazione dell'utente, nei limiti previsti dalla legge.

03.08 Segnalazioni anonime

Qualora il sistema consenta l'invio di segnalazioni anonime, l'anonimato deve essere inteso esclusivamente nei limiti tecnici effettivamente garantiti dal sistema.

Una segnalazione anonima può essere archiviata qualora non contenga informazioni sufficienti per consentire una verifica dei fatti.

03.09 Valutazione

Ogni segnalazione viene valutata sulla base delle informazioni disponibili.

Gli operatori possono considerare:

• gravità della violazione;
• attendibilità delle informazioni;
• qualità delle prove;
• precedenti rilevanti;
• eventuale recidiva;
• circostanze attenuanti o aggravanti;
• comportamento delle persone coinvolte;
• regolamento applicabile.

L'assenza di prove non significa necessariamente che una segnalazione sia falsa; allo stesso modo, la presenza di una prova non implica automaticamente che l'accusa sia fondata.

03.10 Esiti possibili

Una segnalazione può avere diversi esiti, tra cui:

• archiviata per insufficienza di elementi;
• confermata;
• parzialmente confermata;
• respinta;
• duplicata;
• non pertinente;
• in attesa di ulteriori informazioni.

Gli operatori possono applicare le conseguenze previste dal regolamento della community.

03.11 Durata e conservazione

Le segnalazioni possono essere conservate per periodi differenti in base alla loro natura.

A titolo esemplificativo, una segnalazione può avere una durata di conservazione:

• temporanea;
• di breve periodo;
• di medio periodo;
• di lungo periodo;
• permanente.

Il periodo applicabile deve essere determinato secondo le regole interne e nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità e limitazione della conservazione previsti dalla normativa sulla protezione dei dati personali.

Una segnalazione non deve essere conservata indefinitamente semplicemente perché è stata registrata, salvo che esista una valida ragione giuridica o organizzativa per una conservazione più lunga.

03.12 Segnalazioni relative a violazioni gravi

Le violazioni particolarmente gravi possono essere sottoposte a una valutazione più approfondita.

In tali casi, l'accesso alla relativa documentazione può essere ulteriormente limitato e la conservazione può essere differente rispetto alle segnalazioni ordinarie, quando ciò sia giustificato dalla natura del caso e dalla normativa applicabile.

03.13 Segnalazioni false o abusive

L'invio deliberato di segnalazioni false, manipolate o abusive può costituire una violazione dei regolamenti della community.

A seconda della gravità, possono essere adottati provvedimenti nei confronti del segnalante.

Il semplice fatto che una segnalazione non venga confermata non significa automaticamente che il segnalante abbia agito in malafede.

03.14 Segnalazioni ripetitive

L'invio ripetuto della stessa segnalazione senza informazioni aggiuntive può comportare l'archiviazione automatica o manuale delle segnalazioni successive.

Qualora emergano nuovi elementi, l'utente può effettuare una nuova segnalazione o fornire le nuove informazioni attraverso i canali ufficiali.

03.15 Conflitto di interessi

Un operatore che abbia un conflitto di interessi significativo rispetto a una segnalazione dovrebbe astenersi dalla relativa valutazione e informare gli altri soggetti autorizzati secondo le procedure interne.

03.16 Decisioni dello staff

Le decisioni vengono assunte sulla base delle informazioni disponibili al momento della valutazione.

Lo staff può modificare una decisione qualora emergano nuove informazioni, prove precedentemente non disponibili o errori nella valutazione originale.

03.17 Divieto di ritorsioni

Non è consentito utilizzare informazioni relative a una segnalazione per intimidire, minacciare, molestare o penalizzare il segnalante per il solo fatto di aver effettuato una segnalazione in buona fede.

La protezione prevista dal presente articolo non si applica all'utilizzo fraudolento o abusivo del sistema.

03.18 Utilizzo delle prove

Le prove raccolte attraverso il sistema possono essere utilizzate esclusivamente per finalità connesse alla valutazione della segnalazione e alla gestione delle violazioni.

La diffusione pubblica di screenshot, dati personali o altri materiali appartenenti alla segnalazione non è autorizzata salvo che sussista una valida base giuridica o altra autorizzazione applicabile.

03.19 Rapporti con la normativa

I presenti Termini disciplinano esclusivamente il sistema interno di segnalazione della community.

Non costituiscono una procedura di whistleblowing ai sensi della normativa applicabile, salvo che il servizio sia espressamente organizzato e qualificato come tale e soddisfi tutti i relativi requisiti.

I presenti Termini non limitano i diritti riconosciuti agli interessati dalla normativa vigente.

03.20 Modifiche ai Termini di Segnalazione

I presenti Termini possono essere modificati in qualsiasi momento quando necessario per migliorare il sistema, adeguarlo alla normativa o modificare le procedure interne.

La versione aggiornata sarà pubblicata attraverso i canali ufficiali della community.